Bij het opzetten van een administratie is orde en discipline belangrijk.

 

HET BELANG VAN EEN GOEDE ADMINISTRATIE…

U wilt beginnen of bent misschien onlangs begonnen met een onderneming en heeft u al wat opdrachten uitgevoerd. Misschien hebt u zelf al enkele voorzichtige stappen gezet om een administratie op te zetten. Hoe dan ook: er zijn spelregels in het leven van een ondernemer. Wettelijke vereisten waar de onderneming, de administratie, de facturatie, de bewaarplicht en zo voort aan moet voldoen. Wees eerlijk: ondernemen is leuk, maar boekhouden wordt te vaak als noodzakelijk kwaad beschouwd.

De boekhouding is een geordende weergave van de inkomsten en uitgaven. De gegevens in je boekhouding vormen de basis voor de belastingaangiften. Is de administratie niet op orde in binnen redelijke termijn niet te controleren, of heb je de bewaarplicht geschonden, kan dat aanleiding voor de belastingdienst zijn tot het opleggen van forse boetes. Ook zal de belastingdienst een inschatting maken van de gemaakte winst en op basis van deze schatting aanslagen opleggen.

Een ander belang van een correcte administratie is dat het de ondernemer inzicht geeft in het bedrijf, omzet, kosten en de winst.

 

DISCIPLINE, ORDE EN VINDBAARHEID.

Opgeruimd in twee minuten….

Zorg dat u één vaste plek hebt waar u al uw zakelijke administratie verzamelt. Archiveer inkomende facturen, de ontvangen (kassa) bonnetjes en de eventueel ontvangen bankafschriften direct in een ordner “boekhouding”. Dit kost u hooguit 2 minuten.

Lukt u dat niet. Dat is jammer. Latere verwerking kost meestal meer tijd. U moet het opnieuw oppakken en opnieuw lezen en sorteren. Maak enveloppen open en leg administratieve stukken in een A4 brievenbakje als u ze niet direct kunt verwerken. Zorg dat u regelmatig, bij voorkeur op een vast moment in de week deze stukken verwerkt.

Terugvinden in één minuut…

Het vraagt enige discipline maar u hebt de administratie op orde en kunt stukken eenvoudig terugvinden en vormt een goede basis van uw administratie. Door gebruik te maken van ordners met tabs kost het nauwelijks tijd om documenten terug te vinden.

 

Zelf doen,  Uitbesteden of Samen doen?

Het is prettig om als ondernemer zelf het overzicht te houden, hierdoor ben je in staat om snel te reageren op actuele ontwikkelingen. Toch is zelf doen niet altijd slim. Het ligt ten eerste aan de bedrijfsgrootte. De hoeveelheid uitgaande facturen en inkomende facturen. Een klusbedrijf dat veel materialen moet inkopen en op veel verschillende adressen werkt heeft een ingewikkelder administratie dan een coach of boekhouder waar het hoofdzakelijk uitgaande facturen betreft. Voor zo’n klusbedrijf kan het inhuren van een boekhouder lonen,  zodat hij je tijd volledig kunt besteden aan je corebusiness. Een boekhouder kent alle in-en-outs van belastingen, aftrekmogelijkheden enz. Zo voorkomt u dat besparingen aan de ene kant geld kosten aan de andere kant. Dit is een sterk argument om juist voor een boekhouder te kiezen.

 

Tips voor een goede administratie