L.S. Administraties

De wettelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie is 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Administratieve bewaarplicht

De wettelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie is 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Op grond van deze administratie legt de belastingdienst aanslagen Omzetbelasting en Inkomstenbelasting op.

Wat moet je bewaren?
Eigenlijk alle zakelijke documenten die gebruikt worden voor de bedrijfsvoering, hierbij kun je denken aan

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en verkoopadministratie
  • de loonadministratie
  • correspondentie, notities, agenda’s
  • aantekeningen

Bewaren; Papier of Digitaal,
Als regel geldt dat je de stukken bewaart in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.
Dit kan dus digitaal zijn maar ook op papier. Het scannen van bonnetjes kan handig zijn omdat sommige bonnen in de loop der tijd vervagen, dit betekent echter niet dat de originele bon overbodig is.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een boekencontrole toegankelijk zijn, kunnen worden geopend / gelezen / gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Softwareleveranciers beschikken meestal over mogelijkheden om oude software om te zetten naar de nieuwe. Hier zijn vaak wel kosten aan verbonden, maar u voldoet dan wel aan de eisen.

Digitaliseren,
Alle papieren inkoopbonnen digitaliseren voorkomt dat bonnetjes verloren kunnen gaan door verlies of vervagen. Wil je de gehele administratie digitaliseren dan kun je hierover, vooraf met de belastingdienst afspraken maken. Je digitale administratie moet inhoudelijk kloppend zijn en dus zeven jaar beschikbaar zijn voor de belastinginspecteur. Ook moet je de gedigitaliseerde  gegevens binnen redelijke termijn voor de belastinginspecteur kunnen reproduceren en leesbaar kunnen maken.
Veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om inkoop- en verkoopfacturen te koppelen aan de boeking.

Verloren gaan van de administratie,
Zorg voor backup’s van je administratie. Op een externe harde schijf of in de cloud. Dat is met digitale bestanden geen enkel probleem. Bij brand gaan alle mappen met bonnetjes en facturen, computers en de daarop gezette bestanden verloren. Brand of diefstal gelden niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je zult altijd je administratie van de afgelopen zeven jaar moeten kunnen overleggen. Ja, ik hoor je denken…. dan is het scannen van bonnetjes nog niet zo’n hele vreemde oplossing.

Onroerend goed.
De bewaarplicht vvor administraties waarin onroerend goed is geboekt dient zelfs 10 jaar te worden bewaard

Afloop bewaartermijn,
De bewaartermijn loopt af op 31 december van het in het jaar dat 7 of 10 jaar na het boekjaar ligt.
Voor het boekjaar 2019 loopt de bewaartermijn af op 31 december 2026 dan wel 31 december 2029.

Laat u (een deel van) uw bedrijfsadministratie door mij verzorgen, dan kunt u er uiteraard van uit gaan dat wij voldoen aan de eisen van de belastingdienst.

Lees ook …   Bewaarplicht Kassagegevens